HiNet 信箱空間已滿無法收信｜Outlook POP3 保留副本未自動刪除
某辦公室收到 HiNet 信箱空間超過上限通知，新的郵件無法正常接收。59IT 檢查 Outlook POP3 進階設定，確認郵件副本會保留在伺服器，但未啟用到期移除；改為保留 30 天並再次收信後，信箱恢復使用。
30 秒看重點
客戶類型
使用 HiNet 信箱與 Microsoft Outlook 的辦公室客戶
遇到的問題
HiNet 發出信箱空間超過使用上限通知，新的郵件無法正常接收，影響辦公室收信作業。
原因判斷
已確認 Outlook 採 POP3 收信並保留伺服器副本，但「超過下列天數後就從伺服器移除」未啟用，伺服器端郵件長期累積至空間上限。
解決方案
辦公室突然收不到信，HiNet 顯示信箱空間已超過上限
某辦公室收到 HiNet 系統通知，信箱儲存空間已經超過使用上限。電腦裡的 Outlook 還能開，也看得到過去下載的郵件，但新的郵件無法正常進入信箱，開始影響日常工作。
30 秒看重點：本案不是密碼錯誤，也不是 Outlook 需要重裝。檢查後確認帳號使用 POP3 收信，Outlook 有勾選「在伺服器上保留一份郵件複本」，卻沒有啟用「超過下列天數後就從伺服器移除」。59IT 將伺服器副本改為保留 30 天，重新執行收信後，確認信箱恢復使用。
為什麼 Outlook 裡有信，HiNet 伺服器還是會滿？
POP3 的主要動作是把伺服器上的郵件下載到電腦。若 Outlook 同時勾選「在伺服器上保留一份郵件複本」，下載完成後，伺服器端仍會留著同一封信。這對手機、筆電或其他設備稍後收信很方便，但如果沒有設定到期移除，伺服器副本就會持續累積。
HiNet 官方 hiMail FAQ 也將這種情況列為信箱容量爆滿的常見原因：POP3 收信軟體若保留伺服器備份，信件量增加後就可能超過帳號空間。官方文件另提醒，若要保留備份，應確認保留天數是否合適。
關鍵差別：Outlook 本機資料檔有多少空間，和 HiNet 伺服器信箱還剩多少空間，是兩件不同的事。刪除電腦畫面上的信件，也不一定等於伺服器端已經同步清除。
本案看到的原設定：保留副本有勾，30 天自動移除沒勾
| 項目 | 處理前 | 本案調整 |
|---|---|---|
| 收信方式 | Outlook 使用 POP3 | 維持原帳號架構，不任意重建設定 |
| 伺服器副本 | 保留一份郵件複本 | 仍保留，讓其他設備有時間收取 |
| 到期移除 | 30 天數值存在，但核取方塊未啟用 | 啟用超過 30 天後從伺服器移除 |
| 驗證結果 | HiNet 空間超過上限，無法正常接收新信 | 重新收信後確認信箱恢復使用 |
59IT 怎麼處理這次 HiNet 信箱空間滿載？
- 先確認通知內容：判斷是伺服器空間超過上限，而不是單純 Outlook 離線、密碼錯誤或網路中斷。
- 檢查帳號類型：確認目前使用 POP3 收信，再查看 Outlook 的進階傳送設定。
- 找到保留機制：看到伺服器副本會被保留，但到期移除核取方塊沒有啟用，因此 30 天數值實際上沒有作用。
- 開啟 30 天移除：保留多裝置收信的緩衝期，同時避免信件無限期留在 HiNet 伺服器。
- 重新收信並確認：讓 Outlook 套用設定，再確認新的郵件能正常接收。本案處理後已恢復使用。
已經滿了，只勾 30 天就一定立刻恢復嗎？
不一定每一個帳號都會在勾選後立刻釋放空間。Outlook 通常需要再次執行傳送／接收，才會依新的規則處理伺服器副本；若伺服器仍顯示滿載，還要登入 HiNet WebMail，先刪除不需要的舊信、垃圾郵件與大型附件郵件，並視系統設計清理垃圾桶。
HiNet 官方 FAQ 的處理方向包含取消伺服器保留備份後再收信一次，或登入 WebMail 清理信件。本案選擇保留副本 30 天，是配合辦公室仍有其他裝置收信的需求；不同公司不應直接照抄同一個天數。
30 天後從伺服器移除，會不會把 Outlook 裡的信也刪掉？
在 POP3 架構下，「超過 30 天後從伺服器移除」主要是清除已下載郵件的伺服器副本，通常不會主動刪除 Outlook 已經下載到本機資料檔的信件。但這不等於已經完成備份：若本機硬碟損壞、PST 資料檔損毀或電腦遺失，伺服器上超過保留期的信件可能無法再下載。
調整前應先確認 Outlook 資料檔位置、備份方式，以及公司是否有多台電腦、手機或同仁共同使用同一個信箱。多人或多裝置共用 POP3 時，其中一台設備刪除伺服器副本，其他設備可能就收不到該封信。
畫面中的 995、465 與 SSL/TLS 可以直接照抄嗎？
不建議。這張圖只代表本案原本可正常連線的設定環境。HiNet 一般信箱、hiMail 企業信箱、新舊郵件系統及不同帳號網域，伺服器名稱、連接埠與驗證方式可能不同。若帳號原本可正常收發，只是容量滿，處理重點應放在伺服器副本與信箱容量，不要順手亂改主機名稱、連接埠或加密方式。
HiNet 信箱空間滿了常見問題
HiNet 信箱滿了，為什麼寄信可能還正常，但收不到新信？
收信需要伺服器把新郵件寫入信箱；容量已滿時，新的郵件可能被拒收或退回。寄信與收信是不同流程，因此表面上可能只先出現收信異常。
可以直接把「在伺服器上保留一份郵件複本」取消嗎？
若只有一台電腦收信，且已做好本機備份，可以評估取消；若手機、筆電或其他同仁也需要收同一個帳號，通常要保留副本並設定合理天數。調整前先確認實際使用方式。
設定保留 30 天後，還需要登入 HiNet WebMail 嗎？
建議定期查看容量。已經爆滿時，如果 Outlook 沒有立即清除既有舊信，仍要登入 WebMail 刪除不需要的郵件，確認空間真的下降。
POP3 與 IMAP 哪一種比較不會遇到這個問題？
兩者都可能因伺服器端信件太多而滿載。POP3 常見問題是保留副本卻沒有到期移除；IMAP 則以伺服器信件為主，需要定期整理。選擇要依多裝置同步、保存政策與備份方式決定。
30 天是 HiNet 強制規定嗎？
不是。本案依辦公室需求採 30 天。實際可選 7 天、14 天、30 天或其他適合的期限，重點是讓每個使用裝置有足夠時間收信，同時不讓伺服器容量無限累積。
官方資料與安全提醒
郵件通知中的連結若要求輸入帳號與密碼，應先確認網址確實屬於 HiNet 官方網域；不確定時可自行輸入已知的 WebMail 官方網址，不要直接跟著陌生郵件連結登入。
聯絡 59IT：辦公室信箱、Outlook 與郵件備份檢查
HiNet 信箱空間滿、Outlook 無法收信、POP3／IMAP 設定或公司信件備份問題，可透過 LINE：@844dsvix 提供錯誤畫面與帳號類型；公開傳圖前請先遮蔽完整信箱地址與密碼。電話：0917559559。費用依實際距離、時間與現場需求透過 LINE 報價。
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處理成果
將伺服器副本的到期移除機制設為 30 天並再次收信後，HiNet 信箱恢復正常使用；同時提醒客戶持續確認 WebMail 容量與本機郵件備份。
重點整理
- HiNet 信箱容量滿時，即使 Outlook 裡仍看得到郵件，也可能無法再收新信
- 本案根因是 POP3 保留伺服器副本，卻未啟用超過天數自動移除
- 處理方式為保留 30 天後從伺服器移除，並再次執行收信讓設定生效
- 已滿的信箱若仍未釋放，需登入 HiNet WebMail 清理不需要的郵件
- 伺服器到期移除不是完整備份，調整前仍要確認 Outlook 資料檔與多裝置需求
結論
本案並非 Outlook 程式損壞，也不是單純重設密碼就能處理；真正原因是 POP3 的伺服器副本沒有到期清除。辦公室信箱應在『多裝置可收信』與『伺服器容量』之間設定合理保留天數，並把郵件備份另行規劃。